Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van uw bedrijf. Dat er veel openstaande facturen zijn, wil niet altijd betekenen dat het aan de betaalbereidheid van de debiteuren ligt. Wellicht is er binnen uw organisatie wel een optimalisatie mogelijk, waardoor uw debiteurenbeheer nog beter ingericht wordt.
Het draait om communicatie
Debiteurenbeheer heeft alles te maken met communicatie. Zowel met de klanten als interne communicatie. Zijn er bezwaren die een betaling in de weg staan aan de kant van de debiteur? Dan is het zaak om deze bezwaren te achterhalen. Om vervolgens tot een oplossing te komen.
De debiteurenbeheerder heeft hierin een coördinerende rol; hij of zij moet signaleren waar de pijnpunten zitten voor de klant. Om vervolgens deze bezwaren binnen de organisatie te bespreken en op te lossen. Debiteurenbeheer gaat namelijk over meer dan de betaalde factuur; het gaat om klanttevredenheid.
Interne pijnpunten
Uiteraard is het heel interessant om te weten waarom betalingen met regelmaat uitblijven. Maar wat kunt u daar vervolgens mee doen?
De inzichten die men verkrijgt uit de ergernissen van de klanten en de redenen van de non-betaling, kunnen gebruikt worden om aanpassingen binnen de bedrijfsprocessen aan te pakken. Met als resultaat de klanttevredenheid hoog te houden, de financiële risico’s te beperken en de geldstroom te verbeteren.
In de praktijk zie ik bijvoorbeeld regelmatig dat het facturatieproces niet op orde is. Er wordt te vroeg gefactureerd, de factuur bevat niet de juiste kenmerken of aangepaste gegevens van debiteuren worden niet op tijd verwerkt. Het kan ook zijn dat het pijnpunt juist aan de voorkant zit, aan het order- of contractproces. Allemaal factoren die eraan kunnen bijdragen dat betalingen uitblijven. Het is daarom belangrijk om een stap terug te doen en alle processen goed onder de loep te nemen: waar kunnen de processen verbeterd worden? Blijf de processen ook evalueren, eventueel met een externe partij die een frisse blik erop kan werpen.
Gebruik de juiste software
De tijd dat alles handmatig in boeken bijgehouden moest worden, ligt (gelukkig) allang achter ons. Met de huidige softwaresystemen is er zoveel meer mogelijk voor creditmanagers. Bijvoorbeeld het aanmaken van diverse doelgroepen, waardoor een gesegmenteerde behandeling toegepast kan worden binnen het systeem. De persoonlijke benadering, ook al is het geautomatiseerd, is tegenwoordig enorm belangrijk.
Met dergelijke software houdt een creditmanager het overzicht. Via dashboards worden oorzaken van onbetaalde facturen inzichtelijk, de stappen binnen het debiteurenproces zijn duidelijk en of deze ook daadwerkelijk gezet worden. De inzichten die daaruit voortvloeien, helpen de debiteurenbeheerder om het proces te optimaliseren. En deze vervolgens weer intern uit te zetten.
HD Incasso denkt met u mee
Door de jaren heen heb ik diverse bedrijven voorzien van advies met betrekking tot hun debiteurenbeheer. Van het strategisch meedenken tot advies geven over de uitvoering. Heeft u een vraagstuk met betrekking tot uw debiteurenbeheer? Of bent u op zoek naar advies over een geschikt creditmanagementtool voor uw bedrijf? Neem contact op, HD Incasso denkt met u mee!